유통사는 TDS, SDS, CoA 파일을 어떻게 정리해야 하나요?

이 글은 여러 제조사 제품을 재판매하는 화학제품 유통사의 문서 자료실을 다룹니다. 배합사나 수입사로서 자사 SDS를 작성하는 방법, TDS나 CoA의 내용을 읽는 방법은 별개의 주제입니다.

공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 정리하기 전에 무엇이 필요한가요?

공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 정리하려면 먼저 세 가지가 있어야 합니다. 판매 제품 목록, 고정된 제품유형 목록, 모든 문서를 둘 한 곳입니다. 유형 목록을 고정하지 않으면 사람마다 새 라벨을 만듭니다.

제품 목록은 영업이나 구매 시스템에서 가져옵니다. 판매하는 모든 품목과 그 브랜드, 공급사를 담습니다. 유해 화학물질인 품목은 따로 표시해 둡니다. 미국 OSHA와 EU REACH에서 이런 품목에는 물질안전보건자료(SDS)가 있어야 하지만, 기술자료(TDS)는 제조사가 자체적으로 만드는 제품 설명서이기 때문입니다.

제품유형 목록은 검색하지 않고 고를 수 있을 만큼 짧아야 합니다. 윤활유와 접착제 제품군이라면 20~40개 정도입니다(예시). 각 유형은 "유압유"처럼 고객이 묻는 말 그대로 적습니다.

문서를 둘 한 곳은 공유 드라이브, 문서 시스템, 데이터룸 중 무엇이든 됩니다. 다만 파일마다 태그를 달 수 있어야 합니다. 그래야 SDS 한 부를 사본 세 개 없이 제품유형, 브랜드, 문서유형으로 찾을 수 있습니다. ISO 15489-1:2016은 기록관리의 개념과 원칙 가운데 하나로 기록의 메타데이터를 들고 있으며, 이 태그가 그 메타데이터에 해당합니다(ISO 15489-1:2016).

제조사마다 파일 이름을 다르게 붙이면 왜 공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 찾지 못하나요?

공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 찾지 못하는 이유는 제조사마다 파일과 폴더 이름을 제 방식대로 붙이기 때문입니다. 공급사 폴더별로 정리한 자료실은 그 방식을 한꺼번에 모두 떠안습니다. 한 제조사는 "SDS_EN_US_4471.pdf"를 보내고, 다른 제조사는 "Product Safety Sheet - Grade 46 (rev 3).pdf"를, 세 번째 제조사는 포털에서 번호로 이름 붙인 ZIP 파일을 보냅니다(예시).

같은 브랜드도 여러 표기로 들어옵니다. TDS에는 하이픈을 넣고, SDS에는 빼고, CoA에는 대문자로 쓴 브랜드는 폴더 검색에서 세 브랜드가 됩니다(예시). 직원은 기억하는 이름으로 검색하고, 문서가 없다고 결론 내립니다.

공급사별 폴더 구조는 한 브랜드를 두 공급사에서 살 때도 무너집니다. 같은 SDS가 두 폴더에 있고, 어느 개정판이 최신인지 아무도 모릅니다. 미국 OSHA는 유통사가 SDS 갱신 후 첫 출하분에 갱신된 SDS를 전달하도록 요구합니다(OSHA 29 CFR 1910.1200(g)(7)(i), 2024). 따라서 검색에서 대체된 구판이 먼저 잡히면 규정 준수 문제가 됩니다. 이름이나 폴더가 어떻든 파일마다 같은 태그 세 개를 다는 것이 해결책입니다.

공급사 문서는 단계별로 어떻게 정리하나요?

공급사 TDS, SDS, CoA 문서는 네 단계를 순서대로 밟아 정리합니다. 한 단계를 모든 파일에 끝낸 다음 다음 단계로 넘어갑니다.

1. 한곳에 모읍니다. 이메일, 드라이브, 공급사 포털에 있는 모든 TDS, SDS, CoA를 자료실 한 곳에 복사합니다. 원본 파일과 받은 날짜는 그대로 남깁니다.

2. 파일마다 제품유형, 브랜드, 문서유형 태그를 답니다. 제품유형은 고정 목록에서 고르고, 브랜드는 대표 표기로 쓰고, 문서유형은 TDS, SDS, CoA 중 하나로 정합니다. 파일 이름은 한 가지 패턴으로 바꿉니다. SDS는 개정일을 넣어 Brand_Product_SDS_2026-03-14처럼, 성적서는 Brand_Product_CoA_Lot24117처럼 붙입니다(예시).

3. 브랜드 표기를 합칩니다. 브랜드마다 대표 이름을 하나 정하고, 찾아낸 변형 표기를 모두 그 아래에 기록합니다. 그러면 어느 표기로 검색해도 같은 태그에 닿습니다.

4. 빠진 문서를 점검합니다. 아래 점검표를 제품 목록과 대조합니다. 판매하는 모든 유해 제품에는 최신 SDS가, 모든 제품에는 TDS가, 출하한 모든 로트에는 CoA가 있어야 합니다.

2단계는 공급사별로 묶어서 진행합니다. 한 공급사의 파일은 대개 이름 붙이는 습관이 같기 때문입니다. 개정된 SDS나 새 로트가 들어올 때마다 4단계를 반복합니다.

공급사 TDS, SDS, CoA마다 어떤 태그 세 개를 달아야 하나요?

공급사 TDS, SDS, CoA에는 모두 제품유형, 브랜드, 문서유형 태그 세 개를 달아야 합니다. 태그 하나가 직원이 묻는 질문 하나에 답합니다. 어떤 제품군인지, 어떤 브랜드인지, 어떤 문서인지입니다.

제품유형은 공급사의 표현이 아니라 회사의 고정 목록에서 고릅니다. 브랜드는 별칭 목록의 대표 표기를 씁니다. 문서유형은 TDS, SDS, CoA 세 값만 둡니다. 그래야 공급사가 "MSDS"나 "datasheet"라고 부른 파일도 놓치지 않습니다.

개정일과 로트 번호는 그 파일이 무엇인지가 아니라 어느 사본인지를 알려 주므로, 파일 이름에 넣습니다. SDS는 16번 항목에 작성일이나 최종 개정일을 표시합니다(OSHA, 2012). EU REACH에서는 개정된 SDS의 첫 페이지에 "Revision: (date)"와 어느 판을 대체하는지를 표시합니다(REACH Annex II, section 0.2.5, consolidated 2026).

언어와 국가도 파일 이름에 넣습니다. EU REACH는 제품을 시장에 출시하는 회원국의 공용어 중 하나로 SDS를 작성하도록 요구합니다(REACH Article 31 paragraph 5, consolidated 2026). 그래서 한 제품에 유효한 SDS 파일이 여러 개 있을 수 있습니다.

공급사 TDS, SDS, CoA 파일의 브랜드 이름 변형은 어떻게 합치나요?

브랜드 이름 변형은 브랜드마다 대표 표기를 하나 정하고, 나머지 표기를 모두 대표 표기를 가리키는 별칭으로 등록해 합칩니다. 문헌정보학에서는 이를 통제 어휘라고 부릅니다. ANSI/NISO Z39.19는 동의어 링, 택소노미, 시소러스를 다루고(NISO, 2010), ISO 25964-1:2011은 정보 검색용 시소러스에 대한 권고를 제시합니다(ISO 25964-1:2011).

공급사 문서 자료실에서 쓰기 좋은 별칭 목록은 변형 표기 하나에 한 줄씩 씁니다.

• 대표 브랜드: 제조사 자체 웹사이트나 상표에 쓰인 표기로, 태그로 씁니다.

• 변형 표기: 파일에 나온 그대로의 표기입니다. 하이픈이나 띄어쓰기, 대문자 여부, 앞에 붙은 제조사 회사명 등이 다릅니다(예시).

• 발견 위치: 변형 표기가 나온 문서와 공급사입니다.

변형 표기는 기억에 의존하지 말고 2단계를 진행하면서 모읍니다. 파일에서 새 표기가 보일 때마다 한 줄을 추가합니다. 다른 제품 라인인 하위 브랜드는 자체 태그를 유지하고, 표기만 다른 것은 별도 태그를 두지 않습니다.

브랜드와 제조사는 따로 관리합니다. 제조사 하나가 브랜드를 여러 개 가질 수 있고, 브랜드 하나가 여러 공급사를 거쳐 들어올 수 있습니다. 제조사나 공급사는 두 번째 브랜드 태그가 아니라 파일 속성으로 기록합니다.

로트마다 바뀌는 CoA는 어떻게 보관하나요?

로트마다 바뀌는 CoA는 성적서를 모두 별도 파일로 두고, 이름에 로트 번호나 배치 번호를 넣어, 제품과 같은 태그 세 개 아래 보관합니다. CoA는 로트 하나에 속하고, TDS와 SDS는 제품과 개정판에 속합니다. 새 CoA를 이전 파일에 덮어쓰면 이미 납품한 로트의 기록이 사라집니다.

원료의약품용으로 작성된 ICH Q7은 요청이 있으면 배치마다 CoA를 발행하고, 배치 번호와 출하 승인일, 시험 항목별 허용 기준과 수치 결과를 적도록 권고합니다(ICH Q7, 2000, section 11.4). 이 가이드라인 밖에 있는 산업용 화학제품도 CoA를 같은 방식으로, 로트 하나에 파일 하나로 다루면 됩니다.

대리인이나 중개인이 새 성적서를 발행할 때, ICH Q7은 원제조사와 원래 배치 성적서를 밝히고 "그 사본을 첨부해야 한다"고 권고합니다(ICH Q7, 2000, section 11.44). 제조사 원본 CoA는 회사가 재발행한 CoA 옆에 두고, 두 파일 이름에 같은 로트 번호를 넣습니다.

고객은 라벨에 적힌 로트 번호로 CoA를 요청하므로, 파일 이름에서 로트 번호는 브랜드와 제품 바로 뒤에 둡니다.

공급사 TDS, SDS, CoA 자료실이 빠짐없이 갖춰졌는지 어떻게 확인하나요?

공급사 TDS, SDS, CoA 자료실은 제품 목록, 출하 내역과 대조해 확인합니다. 판매하는 모든 제품을 태그 세 개로 찾을 수 있어야 하고, 유해 제품에는 모두 최신 SDS가, 출하한 로트에는 모두 CoA가 있어야 합니다. 이 점검은 공급사 자료가 갱신될 때마다, 그리고 고객 감사 전에 합니다.

아래 표로 공급사 문서마다 찾을 수 있는지, 빠지거나 대체된 SDS나 CoA가 있는지 판단합니다.

가장 중요한 행은 SDS 최신본입니다. 갱신된 SDS는 갱신 후 첫 출하분과 함께 고객에게 가야 하므로, 개정일이 오래된 파일은 교체하고 대체됨으로 표시해야 합니다. 루빈플라는 같은 태그 세 개로 문서를 정리하고, 내용을 읽지 않고 파일 경로와 이름으로 태그를 제안하며, 브랜드 표기 별칭을 묶습니다. 개정일이나 로트 번호 필드는 없으므로 이 둘은 여전히 파일 이름에 넣어야 합니다.

공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 정리할 때 흔한 실수

공급사 TDS, SDS, CoA 파일을 정리할 때 가장 흔한 실수는 공급사 폴더로만 분류하기, 이전 개정판 덮어쓰기, 자유 태그, 파일 이름 믿기입니다.

• 공급사 폴더로만 분류하기. 같은 브랜드를 두 공급사에서 사면 두 곳에 두 개정판이 생깁니다. 브랜드로 태그를 달고 공급사는 속성으로 둡니다.

• 이전 SDS 덮어쓰기. 대체된 SDS를 지우면 이전 출하분과 함께 무엇을 전달했는지 기록이 사라집니다. EU REACH는 유통사가 REACH 의무 이행에 필요한 정보를 마지막 공급 후 최소 10년간 보관하도록 요구합니다(REACH Article 36, consolidated 2026). 이전 개정판은 지우지 말고 대체됨으로 표시합니다.

• 자유 태그. 누구나 제품유형을 입력할 수 있으면 곧 "유압유", "유압 오일", "HM유"가 함께 쓰입니다(예시). 목록은 고정해 둡니다.

• 파일 이름 믿기. "SDS"라는 이름의 파일이 TDS일 수도 있습니다. 2단계에서 파일을 한 번씩 열어 보고, 문서에 적힌 내용대로 태그를 답니다.