원료 공급사를 바꿀 때 공급사 리스크는 어떻게 평가하나요?

이 판단표는 원료를 새 공급처로 옮기는 산업용 화학제품 제조사와 유통사를 위한 것입니다. 의약품, 의약품 첨가제, 자동차 부품은 EU GMP, ICH Q7, IPEC 가이드, AIAG PPAP 매뉴얼 같은 자체 변경 규칙을 따르며, 그 규칙이 우선합니다. 새 공급사의 품질 시스템을 적격성 평가하는 일은 별개의 문제입니다.

원료 공급사를 바꾼 영향은 왜 늦게 나타나나요?

원료 공급사를 바꾼 영향이 늦게 나타나는 이유가 있습니다. 처음 들어온 로트는 규격을 통과하지만, 문제를 일으키는 물성은 규격에 없는 경우가 많고 고객 공정이나 보관 중, 사용 중에만 작용하기 때문입니다. 새 공급처의 원료는 시험성적서(CoA)의 모든 항목에 맞으면서도 미량 불순물, 입도 분포, 흡습, 이성질체 비율이 다를 수 있습니다. 이런 차이는 나중에 여과 속도 저하, 탁도, 짧아진 저장 수명으로 드러납니다.

신호가 늦어지는 이유는 세 가지입니다. 탱크에 남은 기존 공급처 재고가 한동안 새 원료를 희석합니다. 고객은 각자의 속도로 제품을 쓰므로, 바뀐 로트가 고객 라인에 들어가야 결함이 드러납니다. 경시 변화는 시간이 걸립니다.

의약품 지침은 이런 점을 고려해 원료 변경을 다룹니다. EU GMP 제5장은 제조 공정의 중대한 변경은 "제품 품질이나 공정 재현성에 영향을 줄 수 있는 설비나 원료의 변경을 포함해 밸리데이션해야 한다"고 적습니다(European Commission, 2014, section 5.25). ICH Q7은 중요한 변경이 이미 정한 재시험일이나 유효기간에 영향을 줄 가능성을 평가해야 하며, 필요하면 변경 후 만든 물질로 안정성 시험을 해야 한다고 적습니다(ICH, 2000, section 13.16). 산업용 원료에도 같은 논리를 적용하면, 검토 기간은 처음 통과한 로트가 아니라 가장 느리게 나타나는 영향에 맞춰 잡는 것이 좋다고 볼 수 있습니다. 일반적인 공급사 전환 가이드는 "본격 생산을 시작하기 전에 문제를 찾아 해결하기 위한" 시험 생산을 강조합니다(Alpha Software). 시험 생산으로 공정 문제는 잡을 수 있지만, 느린 경시 변화는 잡지 못합니다.

어떤 조건에서 원료 공급사 변경의 리스크가 낮거나 높나요?

원료 공급사 변경의 리스크가 낮은 경우는 다섯 조건을 모두 갖출 때입니다. 원료가 어떤 성능 물성도 좌우하지 않고, 규격이 중요한 물성을 모두 다루고, 통보를 요구하는 고객 조건이 없고, 새 공급처가 해당 시장에 등록되어 있고, 새 공급사에 로트 이력이 있어야 합니다. 이 중 하나라도 어긋나면 리스크가 높습니다. 출하 전에 고객 승인을 받아야 한다면 기다려야 합니다.

원료의 중요도는 그 원료가 완제품에서 하는 역할로 판단합니다. 유효 성분, 젖음성을 정하는 계면활성제, 경화를 정하는 수지는 중요 원료입니다. 사용 중에 모두 증발하는 캐리어 용제는 대개 중요 원료가 아닙니다. ICH Q7은 원료의 중요도, 변동성, 공급사의 과거 품질 이력을 바탕으로 샘플링 계획을 세웁니다(ICH, 2000, section 7.33). 산업용 원료의 변경을 판단할 때도 같은 세 가지 요인이 맞습니다.

아래 판단표를 보면 원료 공급사 변경을 진행할지, 단계적 시험이 필요한지, 고객 통보나 승인을 기다려야 하는지 정할 수 있습니다.

판단을 가르는 항목은 규격의 빈틈입니다. 성능과 관련된 물성이 빠진 규격으로는 로트가 아무리 많이 통과해도 새 원료가 동등하다는 것을 보여 줄 수 없습니다. 다른 점검이 모두 이 항목에 달려 있으므로 이 빈틈부터 메워야 합니다.

규제상 등록 여부는 시험 결과와 상관없이 변경을 곧바로 멈출 수 있습니다. REACH에 따르면 등록이 필요한 물질은 등록하지 않으면 EU에서 제조하거나 시장에 출시할 수 없습니다(Regulation (EC) No 1907/2006, Article 5). 미국에서는 미국 환경보호청(EPA)이 수입을 포함한 제조를 시작하기 전에 화학물질이 TSCA 인벤토리에 있는지 확인하는 일을 중요한 단계로 봅니다(US EPA). 새 공급사나 그 수입사에 실제로 출하할 물질의 등록 상태나 인벤토리 등재 여부를 요청해야 합니다.

최선의 경우만 보지 않고 원료 공급사 대안을 비교하려면 어떻게 하나요?

최선의 경우만 보지 않고 원료 공급사 대안을 비교하려면, 기존 공급사를 유지하는 안을 포함해 모든 대안에 같은 세 가지 답을 적습니다. 무엇이 잘못될 수 있는지, 그러면 얼마나 심각한지, 무엇으로 일찍 알아챌 수 있는지입니다. ICH Q9(R1)은 리스크를 정의하는 데 도움이 되는 세 가지 질문으로 "무엇이 잘못될 수 있는가?", "잘못될 가능성(확률)은 얼마인가?", "결과(심각성)는 무엇인가?"를 듭니다(ICH, 2023).

데이터가 없다면 가능성은 정성적으로 둡니다. 대부분의 구매 담당자는 써 본 적 없는 공급사의 불량 통계를 갖고 있지 않습니다. 지어낸 백분율은 약한 대안을 정밀해 보이게 만듭니다. ISO 31000:2018은 리스크 관리를 리스크의 식별, 분석, 평가, 처리, 모니터링, 커뮤니케이션으로 설명합니다(ISO, 2018). 결정 뒤에도 하방 리스크를 계속 보게 해 주는 것이 모니터링입니다.

아래 표는 원료 한 가지에 대해 대안별 하방 시나리오를 적은 예입니다(예시).

대부분의 비교에서 빠지는 것이 단계적 전환 행입니다. 기존 공급처의 승인이 유지되므로 하방 리스크가 가장 낮은 경우가 많습니다.

원료 공급사를 바꾼 뒤에는 어떤 조기 신호를 지켜봐야 하나요?

원료 공급사를 바꾼 뒤에는 입고된 성적서 값과 한계의 거리, 로트 간 편차, 자사 공장의 가공 거동, 보관 검체의 경시 변화, 바뀐 로트에 대한 첫 고객 반응을 지켜봅니다. 신호마다 담당자와 검토일을 정해, 바뀐 첫 로트가 도착하기 전에 적어 두어야 합니다.

입고 값. 새 공급처의 성적서 값을 하나하나 기존 공급처의 이력과 나란히 그래프로 그립니다. 한계 안이지만 끝에 붙은 값은 통과가 아니라 신호입니다.

로트 간 편차. 편차가 기존 공급처보다 넓다면, 모든 로트가 규격에 맞더라도 공정 관리가 덜 된다는 뜻입니다.

가공 거동. 자사 생산에서 여과 시간, 분산 시간, 점도 상승, 반응 발열을 추적합니다. 이런 값은 성적서 값보다 먼저 움직이는 경우가 많습니다.

보관 검체. 바뀐 첫 로트들과 기존 공급처의 마지막 로트들의 검체를 보관하고, 같은 경과 시점에 비교합니다.

고객 반응. 모든 불만과 기술 문의에, 출하한 로트에 새 공급처 원료가 들어갔는지 표시합니다. ICH Q7은 변경 후 생산하거나 시험한 첫 배치들을 평가해야 한다고 적습니다(ICH, 2000, section 13.15). EU GMP 제5장은 적절한 간격으로 전 항목 분석을 해서 공급사의 시험성적서와 비교해 그 신뢰성을 확인해야 한다고 적습니다(European Commission, 2014).

원료 공급사 변경은 언제 멈추거나 되돌려야 하나요?

변경 전에 적어 둔 중단 조건에 해당하면 원료 공급사 변경을 멈추거나 되돌립니다. 물성이 합의 범위를 벗어나거나, 고객 불만의 원인이 새 공급처 원료로 확인되거나, 필요한 고객 승인이 나오지 않거나, 새 공급사가 자체 공정 변경을 알릴 때입니다. 이 조건을 먼저 적어 두면 돈과 시간을 들인 뒤에 판단이 흐지부지되지 않습니다.

되돌리기는 돌아갈 길이 열려 있을 때만 할 수 있습니다. 기존 공급사의 승인을 유지하고, 검토 기간 동안 기존 공급처 재고나 공급 약속을 확보해 둡니다. 그리고 단계마다 되돌리는 비용을 기록합니다. 바뀐 첫 로트를 출하하기 전, 출하한 뒤, 기존 공급처를 해제한 뒤입니다.

고객 조건이 일부 중단 시점을 정해 주기도 합니다. 자동차 부품 공급사는 AIAG PPAP 매뉴얼을 따르며, AIAG는 이 매뉴얼을 양산 부품 승인의 업계 표준으로 설명합니다(AIAG, PPAP-4). PPAP 매뉴얼 제4판의 Table 3.1을 바탕으로 만든 한 고객 변경 통보 양식은 "Bulk Materials: New source of raw material from new or existing supplier"(벌크 재료: 신규 또는 기존 공급사로부터의 새 원료 공급처)를 통보 사유로 듭니다(Accuride, Form P100). 원료의약품 제조에서 ICH Q7은 원료의약품 품질에 영향을 줄 수 있는 변경을 현재의 완제의약품 제조사에 알려야 한다고 적습니다(ICH, 2000, section 13.17).

중단 조건에 해당하면 재고 중 바뀐 로트를 격리하고, 영향을 받은 고객에게 알리고, 불량 로트에서 드러난 내용으로 판단표를 다시 적용합니다.

전환하기 전에 새 원료 공급사에 무엇을 물어야 하나요?

전환하기 전에 새 원료 공급사에 다섯 가지를 묻습니다. 누가 어디서 만드는지, 어떻게 만드는지, 시험성적서 뒤에 어떤 시험 방법이 있는지, 생산 로트가 몇 개 있는지, 자체 공정을 바꾸기 전에 어떤 통보를 주는지입니다. 이 답에 따라 판단표의 어느 행이 해당하는지 정해집니다.

제조사와 제조소. EU GMP 제5장은 가능하면 출발 물질을 제조사에서 직접 구매해야 한다고 적습니다(European Commission, 2014, section 5.27). 무역상의 원료는 여러 공장에서 올 수 있습니다.

제조 경로. 합성 경로나 원재료가 다르면 규격 값이 모두 같아도 불순물 프로파일이 바뀔 수 있습니다.

시험 방법. 성적서 값마다 그 뒤의 시험 방법을 요청합니다. 같은 물성이라도 다른 방법으로 측정하면 비교할 수 없을 수 있습니다.

생산 로트. 실험실 로트가 아니라 생산 로트 적어도 두세 개의 샘플을 요청합니다(예시). 로트마다 성적서도 요청합니다.

변경 통보. IPEC Federation은 의약품 첨가제 공급사와 사용자가 품질 협정서와 공급 계약서의 통보 요건을 자신들의 가이드에 근거해 정하도록 권고합니다(IPEC Federation, 2023). 산업용 원료 구매사도 같은 약속을 서면으로 요청할 수 있습니다.

원료가 고객 공정에 중요하거나 고객 조건이 불분명하면 사내 품질 책임자나 고객사 기술팀에 도움을 청합니다. 루빈플라는 이런 타당성 검토를 회사의 공급사 문서와 현장 이력으로 수행합니다. 대안마다 시나리오, 조기 신호, 전환 조건을 정리하고, 확률을 지어내지 않으며, 결정은 사람에게 맡깁니다.