시험성적서와 적합성 증명서, 구매자에게 필요한 것은 무엇인가요?

이 가이드는 발주서나 품질 협약서에 따라 판매하는 산업용 화학제품과 윤활유를 공급자 입장에서 다룹니다. 수입국 제도가 요구하는 수출용 적합성 증명서, CE 마킹 적합성 선언, 의약품·식품·의료기기 원료는 다루지 않습니다. 이런 경우에는 여기서 설명하는 선택보다 고객 업종의 규정이 우선합니다.

화학 고객에게 CoA와 CoC 중 무엇이 필요한지는 어떤 조건으로 정해지나요?

화학 고객에게 시험성적서와 적합성 증명서 중 무엇이 필요한지는 네 가지 조건으로 정해집니다. 고객 문서가 무엇을 요구하는지, 고객이 결과를 한계값과 비교하는지, 최종 용도가 무엇인지, 누가 값을 만들었는지입니다. CoA는 로트 하나의 측정 결과를 규격 한계값과 함께 보고합니다. CoC는 로트가 지정된 규격에 적합하다고 선언하며, 대개 결과값을 싣지 않습니다.

첫째 조건은 서면 요구사항입니다. 발주서는 제품과 고객 요구사항에 따라 배치마다 CoA를, 출하마다 CoC를, 또는 둘 다를 요구할 수 있습니다(Hyperbots, accessed 2026). 발주서나 품질 협약서에 문서가 지정되어 있으면, 공급자가 평소 무엇을 보내든 그 문서를 보내면 됩니다.

둘째 조건은 고객이 증명서를 어떻게 쓰는지입니다. 수입검사에서 결과를 한계값과 비교하거나 로트 간 편차의 추이를 관리해야 하는 고객에게는 수치가 필요합니다. 납품품이 합의한 등급과 맞는다는 증빙을 보관하기만 하는 고객이라면 선언서로도 업무를 처리할 수 있습니다.

셋째 조건은 최종 용도입니다. 미국 의약품의 원료처럼 규제 대상 용도라면, 판단은 고객 업종의 규정을 따릅니다.

넷째 조건은 데이터의 출처입니다. 제조사의 로트를 소분하는 유통사는 그 로트를 직접 시험하지 않았으므로, 증명서에 그 사실을 밝혀야 합니다.

시험성적서와 적합성 증명서, 어떤 고객에게 어느 것이 맞나요?

로트 결과가 필요한 화학 고객에게는 시험성적서가 맞고, 지정된 규격에 대한 선언이 필요한 고객에게는 적합성 증명서가 맞습니다. 아래 표는 공급 계약에서 가장 자주 나오는 요구사항별로 화학 공급자가 어떤 증명서를 보낼지 정리한 것입니다.

대부분의 경우는 첫 행에서 결론이 납니다. 고객이 수입검사에서 결과를 한계값과 비교한다면, 수치가 없는 선언서는 내용이 아무리 정확해도 통과하지 못합니다.

실무에서 주의할 행이 두 개 있습니다. 미국 의약품 원료라면 CoA는 고객이 직접 하는 인수 시험의 입력 자료입니다. 그러니 시험 방법을 밝혀 보내고, 고객이 공급자 결과를 검증할 때 지원할 준비를 해 두어야 합니다. 소분 로트라면 결과가 제조사 시험실에서 나왔다는 점을 증명서에 분명히 밝혀야 하고, 소분한 로트를 제조사 로트까지 추적할 수 있어야 합니다. 고객 요구사항이 어느 행에도 맞지 않으면, 두 증명서를 기본으로 다 보내기보다 출하 전에 고객에게 물어보는 것이 좋습니다. 요청하지 않은 증명서는 고객의 입고 담당자가 따로 풀어야 할 의문을 낳을 수 있기 때문입니다.

화학 고객에게 적합성 증명서로 충분한 때는 언제인가요?

발주서, 품질 협약서, 규격이 로트가 지정된 규격에 맞는다는 선언만 요구하고, 고객이 개별 결과를 한계값과 비교하지 않는다면 화학 고객에게는 적합성 증명서로 충분합니다. 전형적인 예는 이전에 제품을 승인한 고객에게 승인된 등급을 정기 납품하고, 고객이 CoC를 납품 등급의 증빙으로 보관하는 경우입니다.

CoC는 공급자의 선언서입니다. ISO/IEC 17050-1:2004는 이런 선언의 일반 요구사항을 정하며, 적용 대상은 "관련 분야와 관계없이, 대상이 규정 요구사항에 적합함을 증명하는 것이 바람직하거나 필요한 경우"입니다(ISO/IEC 17050-1:2004). 이 규격은 선언서가 무엇을 밝혀야 하는지 판단하는 기준점이 됩니다. 고객이 이를 요구하는지는 계약으로 정할 문제입니다.

금속 공급에서는 같은 구분이 공식 체계로 나타납니다. EN 10204:2004는 제조사가 승인하는 유형 2.1 주문 적합성 선언서와, 특정 검사의 결과를 표시하고 생산 부문과 독립된 검사 대리인이 승인하는 유형 3.1 검사 증명서를 정의합니다(EN 10204:2004, summarized by Wermac). 화학제품 공급에서는 대개 고객의 발주서나 품질 협약서가 그 수준을 정합니다.

고객이 수치를 요청하거나, 로트가 한계값에 가깝거나, 결과에 분쟁이 생기면 CoC로는 더 이상 충분하지 않습니다.

소분 유통사는 제조사 시험성적서에서 옮겨 적은 값을 어떻게 표시해야 하나요?

소분 유통사는 제조사 시험성적서에서 옮겨 적은 값을 제조사의 결과라고 표시하고, 그 값이 나온 제조사 로트를 밝히고, 유통사가 재시험하지 않았다는 점을 적어야 합니다. 읽는 사람이 따로 묻지 않고도 측정한 결과와 옮겨 적은 결과를 구분할 수 있어야 합니다.

화학 실무자들은 이미 이렇게 구분합니다. 화학 업계에서 일하는 한 포럼 참여자는 "CofA는 우리 시험실이 그 물질(대개 우리가 만든 것)을 시험했고 결과가 기재된 그대로라는 뜻"이며, 소분 작업에서 CofC에 실린 데이터는 "다른 회사의 CofA에서 데이터를 옮겨 왔다는 뜻"이라고 썼습니다(Elsmar Cove forum, 2005). 이는 한 실무자의 관행이지 규격이 아닙니다. 그러니 문서 제목에 기대기보다 출처를 명시적으로 밝혀야 합니다.

금속 공급에는 같은 상황에 대한 공식 규칙이 있습니다. EN 10204:2004에는 중간 유통업자가 검사 문서를 전달하는 경우를 다룬 절이 있습니다(BSI, 2004). 화학제품이라면 표시에 네 가지를 담으면 됩니다. 제조사 이름과 로트 번호, 제조사의 분석 날짜, 그 로트와 연결된 유통사 자체 로트 번호나 용기 번호, 그리고 "제조사 시험성적서의 결과를 옮겨 적음. 재시험하지 않음" 같은 문장입니다(예시 문구). 공급 계약이 허용하면 제조사의 CoA 원본도 함께 보냅니다.

복사한 CoA에 원 로트가 잘못 적혀 있으면 잘못된 결과가 그대로 전달됩니다. 그러니 출하할 때마다 로트 연결을 확인해야 합니다.

고객의 발주서나 품질 협약서가 요구하는 증명서는 어떻게 확인하나요?

화학 고객이 요구하는 증명서를 확인하려면, 첫 출하 전에 발주서, 품질 협약서, 고객 규격을 읽고 다섯 가지 답을 적어 둡니다. 어떤 문서인지, 로트별인지 출하별인지, 어떤 특성인지, 규격의 어느 판인지, 누가 서명하는지입니다. 세 문서의 내용이 서로 다르면 어느 문서가 우선하는지 고객에게 서면으로 물어봅니다.

ISO 9001 인증을 받은 공급자에게는 이를 위한 절차가 이미 있습니다. ISO 9001:2026에는 8.2.3항 "제품 및 서비스에 대한 요구사항의 검토"가 있고(ISO, 2026), 증명서 요구사항도 공급을 약속하기 전에 검토할 요구사항 가운데 하나입니다.

반려로 이어지는 일이 가장 잦은 세부 사항을 확인합니다. CoC에 적힌 규격은 고객이 인용한 판이어야 합니다. CoA는 공급자의 표준 출하 시험 항목만이 아니라 고객 규격에 나열된 특성을 다뤄야 합니다. 증명서의 로트는 출하품의 로트와 같아야 합니다. 유통사가 보내는 제조사 CoA 사본을 인정하는 고객이라면 그 사실을 서면으로 밝혀 두어야 합니다.

다음 출하가 기억에 의존하지 않도록 답을 고객 파일에 기록해 둡니다. 확인 실무에 관해 더 읽을 글: 오래된 SDS나 다른 로트의 CoA를 보내는 실수를 막는 방법. 루빈플라의 제출 서류 점검은 먼저 수신자의 요구사항을 확정한 뒤, 각 문서가 요청받은 종류인지, 대상 로트를 다루는지 판단합니다.

화학 고객에게 공급자 증명서 대신 제3자 시험 보고서가 필요한 때는 언제인가요?

공급자와 독립된 근거가 필요할 때, 결과에 분쟁이 있을 때, 또는 고객의 고객이나 규제 당국이 공인 시험기관의 결과를 요구할 때는 화학 고객에게 공급자 증명서 대신 제3자 시험 보고서가 필요합니다. 공급자의 CoA는 공급자가 직접 한 시험을 보고하므로, 고객 탱크에 든 물질에 대한 독립된 근거가 되지 않습니다.

일반적인 기준은 시험·교정 기관의 역량에 관한 규격인 ISO/IEC 17025:2017에 따라 인정받은 시험기관입니다. ISO는 2023년에 이 규격을 마지막으로 검토해 확인했습니다(ISO, 2023). 인정은 시험기관의 인정 범위에 든 특정 시험에 적용됩니다. 따라서 보고서의 시험 방법이 그 범위에 올라 있는지 확인해야 합니다.

공인 시험 결과는 국경을 넘어서도 통용됩니다. 국제시험기관인정협력체(ILAC)는 "ILAC MRA 서명 기관은 ILAC MRA에 따라 서로의 인정받은 적합성 평가 기관의 결과를 받아들이기로 합의한다"고 밝힙니다(ILAC, accessed 2026).

석유제품과 윤활유의 결과 분쟁이라면 ASTM D3244-24를 쓸 수 있습니다. 이 규격은 공급 계약에서 참조하도록 만들어졌고, 양측이 각자 얻은 결과를 종합해 지정 시험값을 정합니다(ASTM, 2024). 시험을 시작하기 전에 합격 한계를 정하도록 요구하므로, 분쟁이 생기기 전에 계약서에 적어 두어야 합니다.

적합성 증명서의 발행 주체를 두고 공개된 정의가 서로 다른 이유는 무엇인가요?

적합성 증명서의 발행 주체를 두고 공개된 정의가 서로 다른 이유는, 같은 이름이 적어도 세 가지 문서를 가리키기 때문입니다. 공급자 자신의 선언서, 정부 기관이나 인증기관이 발행하는 무역용 증명서, 옮겨 온 데이터를 담은 소분업체의 문서입니다. 자료마다 그 독자가 접하는 문서를 기준으로 설명합니다.

ISO/IEC 17050-1:2004는 이 문서를 공급자 적합성 선언으로 다룹니다(ISO/IEC 17050-1:2004). 국제 무역용 적합성 증명서를 다룬 한 물류 가이드는 발행 주체가 제품과 국가에 따라 다르다고 설명합니다. "어떤 경우에는 무역과 상거래를 규제하는 정부 기관일 수 있다. 다른 경우에는 제품 인증을 전문으로 하는 제3자 기관일 수도 있다"(GoComet, 2024). 같은 가이드는 대개 제조사가 발행한다고 덧붙입니다. 화학제품 소분 분야에서는 한 포럼 실무자가 CoC를 다른 회사 CoA에서 옮겨 온 데이터를 담는 문서로 설명합니다(Elsmar Cove forum, 2005).

어느 정의도 각자의 맥락에서는 틀리지 않습니다. 화학 공급자가 실무에서 할 일은 고객이 말하는 CoC가 무엇인지 묻는 것입니다. 공급자 선언서인지, 수입 제도를 위한 증명서인지, 제조사 결과를 전달하는 문서인지입니다. 그 답에 따라 누가 서명하고 무엇을 담아야 하는지가 정해집니다.