SDS, TDS, CoA 파일 이름은 어떻게 지어야 직원이 찾을 수 있나요?

이 이름 규칙은 화학 제조사나 유통사가 공급사와 자사의 SDS, TDS, CoA 파일을 업무용 사본으로 보관할 때 씁니다. 원래 발행처가 문서에 이름이나 번호를 붙이는 방식은 바꾸지 않으며, 문서 관리 시스템 자체의 버전 관리를 대신하지도 않습니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름을 바꾸기 전에 무엇이 필요한가요?

SDS, TDS, CoA 파일 이름을 바꾸려면 먼저 브랜드 표기 목록, 제품 약칭 목록, 문서 유형 코드 4개, 이름 규칙을 적은 문서가 있어야 합니다. 이 목록이 없으면 두 사람이 같은 SDS의 이름을 서로 다르게 바꿉니다.

다음 네 가지를 준비합니다.

• 브랜드 목록: 브랜드마다 공백 없이 정한 표기 하나. 예를 들어 BrandX(설명용)입니다. 다른 표기는 파일 이름이 아닌 별도의 곳에 별칭으로 둡니다.

• 제품 약칭: 제조사가 쓰는 등급명을 영문과 숫자로 줄인 것. 예를 들어 유압유 등급이라면 HM46(설명용)입니다.

• 문서 유형 코드: SDS, TDS, CoA와 필요에 따라 추가한 코드. 예를 들어 고객 규격이라면 Spec을 씁니다. "MSDS" 파일은 SDS로 다룹니다.

• 한 페이지짜리 이름 규칙 문서. 라이브러리 최상위 폴더에 README 파일로 둡니다. Harvard Medical School의 데이터 관리 가이드는 이름 규칙을 README.txt로 정리해 파일과 함께 두도록 권장합니다(Harvard Medical School, 2026).

그다음 세 단계로 이름을 바꿉니다. 파일을 하나씩 열어 문서 자체에서 문서 유형, 개정일이나 로트를 읽습니다. 패턴에 맞춰 새 이름을 만듭니다. 공급사가 보낸 원본 파일은 고치지 않고, 이름을 바꾼 업무용 사본 옆에 둡니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름에는 어떤 요소가 들어가야 하나요?

SDS, TDS, CoA 파일 이름에는 브랜드, 제품, 문서 유형, 언어, 식별자 하나가 들어가야 합니다. 식별자는 SDS와 TDS는 개정일, CoA는 로트 번호입니다. 각 요소는 직원이 파일을 검색할 때 던지는 질문 하나에 답합니다.

• 브랜드와 제품은 문서가 어느 품목을 다루는지 알려 줍니다. 목록에서 정한 표기를 씁니다.

• 문서 유형은 SDS, TDS, CoA 중 무엇인지 알려 줍니다. 그래야 한 유형을 검색했을 때 다른 유형이 함께 나오지 않습니다.

• 언어는 어느 언어판인지 알려 줍니다. EN, DE처럼 ISO 639의 두 글자 코드를 씁니다. 한 관할 지역용으로 작성한 SDS라면 EN-US, EN-GB처럼 ISO 3166의 두 글자 국가 코드를 덧붙입니다. 같은 영어라도 미국 SDS와 영국 SDS는 서로 다른 문서이기 때문입니다. ISO 3166은 범용 국가 코드로 두 글자 alpha-2 코드를 권장합니다(ISO, 2026).

• 식별자는 어느 사본인지 알려 줍니다. SDS는 16항에 작성일이나 마지막 변경일을 적으므로(OSHA 29 CFR 1910.1200 Appendix D, as amended 2026), 그 날짜가 SDS의 식별자입니다.

공급사 이름, 받은 날짜, "final"이나 "new" 같은 말은 넣지 않습니다. 이런 말은 문서가 바뀌지 않아도 달라집니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름의 요소는 어떤 순서로 써야 하나요?

SDS, TDS, CoA 파일 이름의 요소는 모든 유형에서 같은 순서로 씁니다. 브랜드, 제품, 문서 유형, 언어, 식별자 순입니다. 컴퓨터는 이름을 한 글자씩 비교해 정렬합니다. 그래서 가장 자주 정렬 기준으로 쓰는 요소를 앞에, 바뀌는 요소를 맨 뒤에 둡니다.

아래 표는 문서 유형마다 어떤 요소를 담는지, 새 버전이 오면 어떤 식별자가 바뀌는지 보여 줍니다.

가장 먼저 제대로 맞춰야 할 줄은 SDS입니다. 날짜를 맨 뒤에 두면 정렬한 목록에서 한 제품의 개정판이 모두 모이고, 가장 최신 판이 맨 아래에 옵니다. 요소 사이에는 밑줄을 쓰고, 하이픈은 날짜나 EN-US처럼 요소 안에서만 씁니다. 그래야 이름에서 요소를 하나씩 다시 읽어 낼 수 있습니다.

자사 SDS나 고객 규격처럼 직접 작성하는 파일에도 같은 패턴을 씁니다. 그러면 정렬 순서 하나로 라이브러리 전체를 다룰 수 있고, 새로 온 직원은 규칙 하나만 익히면 됩니다.

SDS 개정판을 순서대로 두려면 어떤 날짜 형식을 써야 하나요?

SDS 개정판을 순서대로 두려면 ISO 8601 달력 날짜인 YYYY-MM-DD를 파일 이름 맨 끝에 씁니다. ISO 8601은 날짜 요소를 연, 월, 일 순서로 둡니다(ISO, 2026). 그래서 한 제품의 파일 이름을 가나다순으로 정렬하면 개정일 순서로도 정렬됩니다.

다른 형식을 쓰면 순서가 깨집니다. 03-14-2026이나 14.03.2026으로 쓰면 어느 해 3월 파일이 다른 해 3월 파일 옆에 놓입니다. 01/05/22는 1월 5일로도, 5월 1일로도 읽힙니다. ISO 페이지는 이를 모호한 날짜의 예로 듭니다(ISO, 2026). 슬래시는 Windows가 파일 이름에 허용하지 않는 예약 문자이기도 합니다(Microsoft Learn, 2026).

날짜는 받은 날이 아니라 문서 자체에 나온 날짜를 씁니다.

• SDS: 16항의 날짜. EU SDS는 첫 페이지에 "Revision: (date)"로 표시한 날짜입니다(REACH Annex II section 0.2.5, consolidated 2026).

• TDS: TDS에 인쇄된 개정일이나 발행일. TDS에 날짜가 없으면 받은 날짜 앞에 rcvd2026-03-14(설명용)처럼 접두어를 붙입니다. 그래야 아무도 제조사의 날짜로 착각하지 않습니다.

Harvard Medical School 가이드는 YYYY-MM-DD와 함께 YYYYMMDD도 인정합니다(Harvard Medical School, 2026). 하나를 정해 모든 파일에 씁니다.

CoA 파일 이름에는 로트 번호와 개정일 중 무엇을 넣어야 하나요?

CoA 파일 이름에는 개정일이 아니라 로트 번호를 넣어야 합니다. 시험성적서는 로트 하나에 속하고, 새 로트에는 기존 성적서의 새 버전이 아니라 새 성적서가 나오기 때문입니다. CoA를 날짜로 정리하면 서로 다른 로트의 성적서가 한 줄로 이어져, 각 성적서가 어느 로트에 해당하는지 알아보기 어렵습니다.

원료의약품용으로 작성된 ICH Q7은 시험성적서에 배치 번호와 출하 승인일을 적도록 권고합니다(ICH, 2000). 많은 산업용 화학 제조사도 CoA에 로트 번호나 배치 번호를 인쇄합니다. 이 번호는 인쇄된 그대로 옮기고 예약 문자만 바꿉니다. 요소가 분명히 보이도록 앞에 Lot을 붙여 Lot24117(설명용)처럼 씁니다.

같은 로트에 성적서가 두 건 있을 때가 있습니다. 예를 들어 제조사의 원본과 유통사가 재발행한 성적서입니다. 이때는 두 파일 모두 같은 로트 번호로 보관하고, 로트 요소 뒤에 하이픈으로 재발행처의 약칭을 붙입니다. Lot24117-DistributorX(설명용)처럼 씁니다. ICH Q7은 재발행한 성적서에 원래 제조사와 원래 배치 성적서를 밝히도록 권고합니다(ICH, 2000).

CoA의 출하 승인일은 문서 안에 그대로 둡니다. 고객은 드럼 라벨에 인쇄된 로트 번호로 성적서를 요청합니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름과 폴더 구조는 어떤 관계인가요?

SDS, TDS, CoA 파일 이름은 그 자체로 모든 요소를 담아야 합니다. 폴더 구조는 파일을 묶기만 하고, 이름에 없는 정보를 채워 주지 않습니다. 파일을 이메일로 보내면 폴더 정보는 따라가지 않습니다. Harvard Medical School 가이드는 파일을 옮기거나 공유해도 사용자가 파일 이름으로 파일을 알아볼 수 있다고 설명합니다(Harvard Medical School, 2026).

폴더는 얕게 둡니다. 제품 유형이나 브랜드 기준으로 한 단계면 충분하고, 한 제품의 문서는 유형에 관계없이 같은 폴더에 둡니다. 공급사, 연도, 문서 유형으로 폴더를 깊게 나누면 같은 SDS가 여러 곳에 흩어집니다. 각 폴더 안의 파일은 이름 규칙이 정렬해 줍니다.

여러 공급사의 파일을 태그를 맞춰 하나의 라이브러리로 모으는 방법은 더 넓은 주제입니다. 이 방법은 유통사가 TDS, SDS, CoA 파일을 정리하는 방법에서 다룹니다. 루빈플라의 데이터룸은 파일 경로와 이름에서 제품 유형, 브랜드, 문서 유형 태그를 제안합니다. 개정일이나 로트 항목은 없으므로, 이 둘은 파일 이름에 넣어야 합니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름이 일관된지 어떻게 확인하나요?

SDS, TDS, CoA 파일 이름이 일관된지 확인하려면 라이브러리를 이름순으로 정렬하고 여섯 가지를 점검합니다. 요소 개수, 브랜드 표기, 문서 유형 코드, 언어 코드, 날짜 형식, 문자입니다. 이름순으로 정렬한 목록에서는 이름이 잘못된 파일이 제품 묶음에서 벗어나므로, 대부분의 오류가 한눈에 보입니다.

아래 표를 보면 파일 이름마다 검색으로 찾을 수 있고 제대로 다시 읽어 낼 수 있는지 정할 수 있습니다.

날짜 또는 로트 줄이 가장 비싼 오류를 잡아냅니다. 받은 날짜로 이름을 붙인 SDS는 제조사의 최신 개정판보다 새것처럼 보일 수 있습니다. 새 파일을 한 묶음 받을 때마다 점검합니다.

폴더 목록을 스프레드시트로 내보내면 점검이 빨라집니다. 이름을 밑줄 기준으로 나눠 열 5개로 만들고, 열마다 브랜드, 유형, 언어 목록에 없는 값을 필터로 찾습니다(설명용 방법). 빈 열이나 남는 열이 있으면 그 이름은 다시 만들어야 합니다.

SDS, TDS, CoA 파일 이름을 지을 때 흔히 하는 실수

SDS, TDS, CoA 파일 이름을 지을 때 가장 흔한 실수는 받은 날짜를 쓰는 것, 지역 날짜 형식을 쓰는 것, 문서를 식별하지 못하는 말을 덧붙이는 것입니다.

• 개정일 대신 받은 날짜. 같은 SDS 개정판의 사본 두 개가 서로 다른 이름을 갖게 되고, 늦게 받은 옛 개정판이 최신처럼 보입니다. 날짜는 16항이나 첫 페이지에서 읽습니다.

• 지역 날짜 형식. 14.03.2026이나 03-14-2026은 날짜순으로 정렬되지 않습니다. YYYY-MM-DD를 씁니다.

• "Final", "new", "v2". 이런 말은 문서가 아니라 회사의 처리 상태를 나타내며, 시간이 지나면 맞지 않게 됩니다. 식별자는 제조사의 개정일이나 로트입니다.

• 공백과 특수 문자. 공백 때문에 오류가 나는 시스템이 있습니다. Harvard 가이드는 영문, 숫자, 하이픈, 밑줄로만 된 40~50자 길이의 이름을 권장합니다(Harvard Medical School, 2026).

• 언어 코드 누락. 같은 제품, 같은 날짜의 독일어 SDS와 영어 SDS는 이름이 같으면 서로 덮어씁니다.