TDS, SDS, CoA, 인증서 차이: 질문마다 답하는 문서

이 표는 화학제품 제조사나 유통사가 미국 OSHA 유해성 정보 전달 기준(HCS)과 EU REACH에 따라 기업 고객에게 주는 문서를 다룹니다. 소비자용 표시, 위험물 운송 신고서, 식품 접촉이나 의료기기 관련 선언서, 다른 관할권의 물질안전보건자료 규정은 다루지 않습니다. 이런 문서와 규정은 내용과 작성 계기를 각자 정합니다.

TDS, SDS, CoA, 인증서 참조표는 언제 쓰나요?

고객이 "서류 일체"를 요청하거나 이 문서 가운데 하나가 답해야 할 질문을 할 때마다 TDS, SDS, CoA, 인증서 참조표를 씁니다. 그래야 실제로 질문에 답하는 파일을 보낼 수 있습니다. 문서군은 다섯 가지입니다. 기술 데이터시트(TDS), 물질안전보건자료(SDS), 시험성적서(CoA), 인증서와 선언서(적합성 인증서, 공인 시험 보고서, 규제 관련 선언서), 카탈로그입니다.

이 표는 화학제품 제조사와 유통사의 기술 지원, 영업, 품질 담당자와, 들어온 서류를 검토하는 구매 회사의 구매·품질 담당자를 위해 만들었습니다. 가장 쓸모가 큰 때는 네 가지입니다. 신규 고객에게 서류 패키지를 보낼 때, 공급사 적격성 평가 설문에 답할 때, 고객이 TDS 값을 근거로 로트 결과를 문제 삼는 클레임이 들어왔을 때, 감사에서 어떤 문서가 어떤 주장을 증명하는지 물을 때입니다.

행마다 세 가지에 답합니다. 쉬운 말로 적은 고객 질문, 그 질문에 답하는 문서와 섹션 및 근거 규정, 그 문서가 증명하지 못하는 것입니다. 가장 중요한 것은 세 번째 열입니다. 문서 분쟁은 대부분 원래 증명하려고 만든 것이 아닌 내용을 파일로 증명하려 할 때 시작되기 때문입니다. TDS의 대표값을 로트 보증으로 받아들이는 경우가 그 예입니다. 전체 표와 가져오기용 CSV 머리 행을 담은 편집 가능한 Excel 기록표는 이 페이지 끝에 있습니다.

TDS, SDS, CoA는 무엇이 다른가요?

TDS, SDS, CoA의 차이는 각 문서가 무엇을 기술하느냐에 있습니다. TDS는 제품의 대표 물성과 용도를, SDS는 유해성과 안전한 취급 방법을, CoA는 로트 하나의 측정 결과를 기술합니다. 점도나 인화점처럼 같은 물성을 함께 싣더라도 세 문서는 서로 대신할 수 없습니다.

아래 표에 문서마다 다루는 내용, 서식을 정하는 규정, 문서가 바뀌는 시점을 정리했습니다.

핵심은 첫 행입니다. SDS와 TDS는 제품 전체를 기술하며, 고객이 받은 특정 배치를 기술하는 문서는 CoA뿐입니다. 미국 SDS의 9번 섹션에는 동점도, pH, 인화점이 들어가고(OSHA Appendix D, 2024) TDS가 이를 대표값으로 다시 실을 수 있지만, 어느 쪽도 납품된 로트 하나의 측정값을 적지는 않습니다. 카탈로그는 이 세 문서와 별도로 둡니다. 카탈로그는 제조사가 판매하는 등급, 포장 단위, 제품 코드를 나열합니다. 무엇을 주문할 수 있는지 보여 주는 근거이며, 물성의 근거는 되지 않습니다.

TDS, SDS, CoA, 인증서 전체 참조표

TDS, SDS, CoA, 인증서 전체 참조표는 고객 질문 22개를 필요한 답의 종류별로 묶어 나열합니다. 대표 물성이 먼저 오고, 이어서 유해성, 로트 결과, 규정 준수 증명, 마지막으로 어떤 표준 문서도 답하지 않는 질문이 옵니다. 행은 가로로 읽습니다. 가운데 열에는 문서와 섹션, 그 근거 규정을 적고, 오른쪽 열에는 고객이 그 문서를 근거로 결론 내리면 안 되는 것을 적습니다.

가장 자주 잘못 읽는 행은 로트 적합 여부입니다. 그 로트가 규격에 맞는지에 답하는 문서는 고객 라벨의 배치 번호가 적힌 CoA뿐이며, TDS 값으로는 결코 답할 수 없습니다. 두 번째로 자주 잘못 읽는 행은 운송입니다. SDS 14번 섹션에는 위험물 분류가 적혀 있지만, 화물은 SDS가 명시한 운송 규정에 따라 운송합니다. 마지막 묶음에서 가운데 열에 문서가 없다는 것이 이 표의 요점입니다. 이런 질문에는 문서가 아니라 현장 시험이나 합의, 별도 시험이 필요합니다.

참조표에 고객 질문과 그 질문에 답하는 문서를 짝지어 두었습니다.

로트가 규격에 맞는다는 것은 어떤 문서가 증명하나요?

이 문서들 가운데 로트가 규격에 맞는다는 것을 증명하는 문서는 그 배치의 시험성적서(CoA)뿐이며, 그것도 CoA에 적힌 시험 항목에 한해서입니다. 원료의약품(API) 제조 및 품질관리 기준(GMP) 가이드인 ICH Q7은 성적서에 "공정서 또는 고객 요구사항에 따라 수행한 각 시험을 허용 기준, 얻은 수치 결과(시험 결과가 수치인 경우)와 함께 기재해야 한다"고 적습니다(ICH Q7, 2000, 11.42). 배치 번호와 출하 승인일, 해당하면 유효 기한이나 재시험일도 적도록 합니다(ICH Q7, 2000, 11.41).

원료의약품이 아니면 CoA 내용을 정하는 단일 규정이 없습니다. 그래서 CoA에 어떤 시험을 실어야 하는지는 합의한 규격이 정합니다. CoA를 증명으로 받아들이기 전에 세 가지를 확인해야 합니다. 배치 번호가 용기 라벨과 일치하는지, 고객이 중요하게 보는 물성이 기준값, 결과와 함께 모두 실려 있는지, 적힌 시험 방법이 규격에 정한 방법인지입니다.

CoA가 모든 입고 검사를 대신하지도 않습니다. 미국 의약품 제조 규정은 "제조사가 해당 원료에 대해 특정 확인 시험을 최소 한 가지 수행하는 경우" 공급사의 분석 보고서를 받아들일 수 있게 하며, 공급사 결과를 주기적으로 검증하도록 합니다(FDA 21 CFR 211.84(d)(2), 2026). ICH Q7은 시험성적서의 신뢰성을 정기적으로 확인하도록 권고합니다(ICH Q7, 2000, 7.31). 이 규정은 의약품 제조사에 적용되며, 다른 구매 회사는 각자의 품질 협약서로 입고 검사를 정합니다.

유해성이나 운송에 관한 질문에는 어떤 문서가 답하나요?

유해성, 보호, 비상 대응, 운송에 관한 질문에는 물질안전보건자료(SDS)가 답합니다. 미국과 EU 모두 SDS의 섹션을 법으로 정하기 때문입니다. 미국 OSHA는 SDS를 영어로 작성하고, 제품 식별부터 작성일 또는 최종 개정일을 적는 기타 정보까지 번호를 붙인 16개 섹션을 순서대로 담도록 요구합니다(OSHA 29 CFR 1910.1200(g)(2), 2024). 2번 섹션에는 분류가, 3번 섹션에는 CAS 번호와 함께 유해 성분이, 7번 섹션에는 안전한 보관과 혼촉 금지 물질이, 8번 섹션에는 노출 기준과 보호구가 들어갑니다(OSHA Appendix D, 2024).

미국의 집행 범위는 11번 섹션까지입니다. OSHA는 "12번부터 15번 섹션의 정보 요건은 관할 밖이므로 집행하지 않는다"고 밝힙니다(OSHA 29 CFR 1910.1200, 2024). 미국 SDS에 적힌 생태, 폐기, 운송, 규제 정보도 여전히 쓸모가 있지만, 이 정보를 규율하는 것은 다른 기관의 규정입니다.

EU에서 SDS 서식은 규정(EU) 2020/878로 대체된 REACH 부속서 II를 따릅니다. 14.1항은 UN 모델 규정, IMDG, ADR, RID, ADN 또는 ICAO 기술 지침에 따른 UN 번호나 ID 번호를 적도록 요구합니다(Regulation (EU) 2020/878, 2020). 따라서 SDS를 보면 제품이 운송에서 어떻게 분류되는지 알 수 있고, 개별 화물은 그 화물에 적용되는 운송 수단별 규정에 따라 신고합니다. SDS는 로트 하나가 아니라 제품을 기술합니다. 그래서 특정 납품분의 오염에 관한 유해성 질문은 CoA와 클레임 절차로 넘깁니다.

고객에게 CoA 대신 인증서가 필요한 때는 언제인가요?

질문이 제품, 공정, 시스템이 특정 요구사항에 적합한지를 묻거나, 공급사 품질 부서가 아닌 다른 주체의 증명이 필요할 때 고객에게는 CoA 대신 인증서가 필요합니다. CoA는 측정 결과를 보고하고, 인증서나 선언서는 적합성을 밝힙니다.

세 종류가 서로 다른 질문에 답합니다. 공급사 적합성 선언서는 공급사 스스로 하는 제1자 선언입니다. 2025년에 재확인된 ISO/IEC 17050-1:2004가 일반 요구사항을 정하며, "적합성 선언의 대상은 제품, 공정, 경영시스템, 사람 또는 기관이 될 수 있다"고 적습니다(ISO, 2025). 인증서는 제3자가 발행합니다. ISO는 인증을 "해당 제품, 서비스 또는 시스템이 특정 요구사항에 부합한다는 서면 보증(인증서)을 독립 기관이 제공하는 것"으로 정의합니다(ISO, Certification). 공인 시험 보고서는 ISO/IEC 17025:2017에 따라 평가받은 시험소가 발행합니다. 인정 기관은 이 표준을 "시험소를 평가하고 인정하는 기준"으로 씁니다(ISO, 2023).

규제 관련 선언서는 이와 별도입니다. REACH에 따르면 후보 목록 물질이 0.1%(중량 기준)를 넘게 든 성형품의 공급자는 받는 사람이 안전하게 사용하는 데 충분한 정보를 주어야 하며, 최소한 물질명을 포함해야 합니다(REACH Article 33, 2026). 무엇이든 발행하기 전에 정확한 요구사항이 무엇인지 물어야 합니다. 어떤 규정인지 밝히지 않은 "REACH 준수"나 "인증됨"에는 어떤 문서 하나로도 답할 수 없습니다.

TDS, SDS, CoA로 답할 수 없는 고객 질문은 무엇인가요?

제품이 고객 공정에서 제대로 작동할지, 다른 제조사 제품과 같은지, 다음 로트가 승인 시료와 같을지에는 TDS, SDS, CoA 어느 것도 답하지 않습니다. 이런 질문에는 현장 시험이나 별도 시험, 합의가 필요합니다. 문서를 답으로 삼는 것이 나중에 클레임이 생기는 가장 흔한 원인입니다.

고객 공정에 적합한지는 소지, 설비, 오염, 운전 조건에 달려 있고, 제조사 문서는 이런 조건을 알지 못합니다. 시작하기 전에 성공 기준을 합의하고 정해진 방법으로 측정하는 현장 시험이 답입니다.

다른 브랜드와 동등한지는 같은 시험 방법, 같은 판으로 비교해야 알 수 있습니다. 같은 물성의 TDS 값 두 개는 서로 다른 방법이나 조건에서 나온 경우가 많아서, 이를 확인하지 않고는 비교할 수 없습니다. 비교 시험을 하거나, 두 제조사가 같은 방법, 같은 온도에서 얻은 데이터를 받는 것이 답입니다.

다음 로트의 일관성은 공급의 문제입니다. CoA는 요청이 있으면 배치마다 발행하므로(ICH Q7, 2000, 11.40) 다음 배치에 대해서는 아무것도 말하지 않습니다. SDS는 유해성 정보가 바뀔 때만 바뀝니다. 물성별 기준값을 정한 합의 규격과 공급 계약의 변경 통보 조항이 답입니다. 그래야 배합, 생산지, 원료가 바뀌면 출하 전에 고객이 알 수 있습니다.

현장 문제의 근본 원인도 이 문서들의 범위 밖입니다. CoA와 SDS는 조사에 들어가는 자료이지 조사의 결론이 아닙니다.

실제 고객 질문에 문서 참조표를 어떻게 쓰나요?

실제 고객 질문에 문서 참조표를 쓰려면, 요청을 질문 단위로 나누고 필요한 답의 종류로 분류한 다음, 보낸 문서와 그 문서가 증명하지 못하는 것을 기록합니다. 편집 가능한 기록표는 질문 한 건에 한 행이며, 열은 아래와 같습니다.

아래 표에서 기록표의 모든 열과 열별 설명용 예시 값을 미리 볼 수 있습니다.

기록표는 이 순서대로 채웁니다. 파일을 찾기 전에 질문부터 분류해야 합니다. 어떤 문서를 보낼지는 파일 이름이 아니라 질문 유형이 정하기 때문입니다. 고객이 문서를 지나치게 넓게 해석할 수 있을 때는 "증명하지 못하는 것" 내용을 회신에 옮겨 적습니다. 파일 하나가 여러 질문에 답하더라도 질문마다 한 행을 둡니다. 그래야 나중에 감사나 클레임 검토에서 어떤 파일이 어떤 질문에 답했는지, 어느 개정판을 언제 보냈는지 알 수 있습니다. 루빈플라의 데이터룸은 저장된 파일마다 기술자료(TDS), 물질안전보건자료(SDS), 시험성적서(CoA), 인증서, 카탈로그, 기타의 여섯 가지 문서 유형 가운데 하나를 붙입니다. 이 표와 같은 구분입니다.

가상의 고객 서류 요청을 기록표에 적으면 어떤 모습인가요?

가상의 고객 서류 요청 예시를 보면, 이메일 한 통이 여러 기록 행으로 나뉘고 행마다 다른 문서가 답한다는 것을 알 수 있습니다. 아래 요청은 이 예시를 위해 지어낸 것이며, 제품, 로트, 날짜도 마찬가지입니다.

고객이 이렇게 씁니다. "Coolant X 로트 24-117의 서류를 보내 주세요. 점도가 규격 안인지, REACH를 준수하는지, 작업자에게 어떤 장갑이 필요한지, 씰을 손상하지 않는지 확인해야 합니다."

네 가지 질문으로 나눕니다. "로트 24-117의 점도가 규격 안인지"는 로트 결과이며, 배치 24-117의 CoA가 점도 기준값과 결과로 답합니다. TDS의 점도는 대표값이므로 답이 되지 않습니다. "어떤 장갑"은 유해성 질문이며, SDS 8번 섹션이 답하고 그 개정일을 기록합니다. "REACH 준수"는 어떤 의무인지 밝히지 않았으므로, 문서로 답할 수 있는 두 가지로 회신합니다. 하나는 SDS 3.2.4항에 있는, 제품에 든 등록 물질의 등록 번호입니다. 다른 하나는 성형품에 든 후보 목록 물질에 대한 제33조의 정보 제공 의무로, 이 의무는 이런 액상 혼합물에는 적용되지 않습니다. 고객의 절차서가 어떤 요구사항을 명시하는지 물어봅니다.

"씰을 손상하지 않는지"에는 문서로 된 답이 없습니다. 다음 조치를 "고객 엘라스토머로 씰 상용성 시험"으로 적어 기록하고, 상용성에 관한 TDS 문구를 보내는 대신 회신에서 이 점을 밝힙니다. 결과는 기록 네 행, 보낸 문서 세 건, 제안한 시험 한 건입니다.

TDS, SDS, CoA 참조표가 적용되지 않는 경우

TDS, SDS, CoA 참조표는 미국 OSHA와 EU REACH 규정 밖의 시장, 소비자 제품, 자체 규정으로 CoA나 선언서를 정하는 분야에는 적용되지 않습니다. 다른 시장에서 어떤 행을 근거로 삼기 전에 현지 규정을 확인해야 합니다.

관할권이 먼저입니다. 중국, 일본, 한국, 캐나다 등 다른 시장의 물질안전보건자료 내용과 작성 계기는 각자의 규정이 정하며, 필수 내용, 언어, 갱신 계기가 따로 있습니다. 다음은 규제 분야입니다. CoA 행은 원료의약품과 미국 의약품 제조를 규율하는 ICH Q7과 21 CFR 211.84를 근거로 합니다. 식품 접촉 소재, 의료기기, 항공우주, 자동차 공급망은 선언서와 검사 문서 서식을 자체적으로 정합니다.

이 표로 계약 문제를 정리할 수도 없습니다. CoA에 어떤 시험을 싣는지, 얼마나 자주 발행하는지, 어떤 인증서가 필요한지는 거래 조건이며, 여기서 설명한 일반적인 해석보다 공급 계약이 우선합니다. TDS 구성은 제조사마다 다르므로, TDS 행은 정해진 서식이 아니라 흔히 들어가는 내용을 설명합니다. 끝으로, 이 표는 어떤 문서를 보낼지에 답하며, 그 문서가 맞는지에는 답하지 않습니다. 오래된 SDS 개정판이나 다른 배치 번호의 CoA는 모든 행에서 실패하므로, 보내기 전에 날짜와 배치 번호를 확인해야 합니다.