고객 제출 서류 패키지용 SDS 검토 점검표 양식

SDS, TDS, CoA 패키지 점검표는 무엇을 위한 것이고, 언제 쓰나요?

SDS, TDS, CoA 패키지 점검표는 고객에게 보낼 서류 패키지를 발송 전에 확인하는 도구입니다. 수령처와 시장이 요구하는 문서가 모두 들어 있는지, 각 문서가 현행판인지, 제품과 등급과 로트가 맞는지, 문서끼리 서로 어긋나지 않는지 확인합니다. 물질안전보건자료(SDS)에는 유해성과 취급 정보가 담기고, 기술 데이터시트(TDS)는 등급과 그 대표 물성을 설명하며, 시험성적서(CoA)는 로트 하나의 시험 결과를 보고합니다.

점검표는 패키지가 나가기 직전에 씁니다. 고객 제출, 수출 선적, 승인 심사 회신, 승인 목록 등재 같은 때입니다. 작성은 그 제출을 맡은 사람이 하며, 대개 제조사나 유통사의 공급사 품질, 규제 업무, 영업 지원 담당자입니다.

이 주제로 검색 상위에 오르는 점검표는 SDS 한 건이 현장에 들어올 때 확인하는 양식입니다. TDS나 CoA 행이 없고, 수령처가 요구한 내용을 기록하는 단계가 없으며, 문서끼리 대조하는 확인도 없습니다. 이 양식은 반대 방향으로 작동합니다. 수령처 요구사항에서 시작해 발송일로 끝납니다. 고쳐 쓸 수 있는 Word 점검표와, 같은 열로 된 Excel 기록표와 CSV는 이 페이지 끝에 있습니다.

SDS, TDS, CoA 패키지에서 고객이나 시장은 어떤 문서를 요구하나요?

SDS는 규정이 요구하는 곳에서 필요하고, TDS와 CoA는 수령처의 규격서, 구매 주문, 승인 절차가 요구하기 때문에 필요합니다. 그래서 점검표에는 문서마다 어떤 요구에 해당하는지 기록합니다. SDS가 빠진 것과 TDS가 빠진 것은 결과가 다르기 때문입니다. SDS가 빠지면 수령 시장의 규정 위반이 될 수 있습니다. TDS가 빠지면 고객 자체 목록과 어긋나는 것이며, 나중에 보내도 되는지는 고객이 정합니다.

아래 표는 문서별 요구가 어디에서 나오는지 보여 주며, 이에 따라 섹션 1의 필수 문서 목록이 정해집니다.

같은 제품이라도 CoA 내용은 수령처마다 다를 수 있습니다. 고객마다 다른 시험 항목, 규격, 허용 범위를 정할 수 있기 때문입니다(Datacor, 2024). EU 수령처에 가장 중요한 행은 언어 규정입니다. 회원국이 따로 정하지 않는 한, 독일 현장에 영어 SDS를 보내면 REACH 제31조(5)의 요구에 맞지 않습니다.

패키지 점검표 섹션 1: 제출 목적과 필수 문서

패키지 점검표 섹션 1에는 제출 목적, 수령처, 들어가는 시장, 패키지에 반드시 들어가야 할 문서를 모두 기록하고, 문서마다 해당 요구를 적습니다. 이 섹션은 보유 파일 폴더를 누군가 열기 전에 마칩니다.

아래 표는 점검표의 섹션 1 항목을 미리 보여 줍니다. 기재 예는 예시입니다.

나머지 점검을 좌우하는 열은 "해당 요구"입니다. 이후 모든 행을 이 열에 비추어 확인합니다.

순서가 중요합니다. 보유 파일부터 열면 있는 것을 확인하느라 요청받은 것을 놓치기 쉽습니다. 그러면 패키지는 자체 기준으로는 빠짐없이 나가지만 고객 목록에는 모자라게 됩니다. 필수 문서 목록을 먼저 확정해 두면 빠진 문서를 점검표로 잡아낼 수 있습니다.

수령처 요구사항이 글로 남아 있지 않으면 미결 질문으로 기록하고, 다음으로 넘어가기 전에 수령처에 물어야 합니다. 요구사항을 짐작으로 채우면 재제출로 이어지기 쉽습니다. 빈 곳은 수령처가 패키지를 검토할 때에야 드러나기 때문입니다.

패키지 점검표 섹션 2: SDS, TDS, CoA별 상태

패키지 점검표 섹션 2에서는 필수 SDS, TDS, CoA마다 행을 하나씩 두고 발행처, 발행일, 개정판 또는 로트, 상태, 남은 유효 기간, 식별 정보 대조를 적습니다. 상태는 있음, 누락, 만료, 미승인 네 가지 중 하나입니다.

아래 표는 섹션 2의 열을 미리 보여 줍니다. 기재 예는 예시입니다.

가장 자주 걸리는 열은 식별 정보 대조입니다. 두 문서를 한꺼번에 읽어야 하는 확인은 이것 하나뿐이기 때문입니다.

SDS는 개정 번호와 개정일을 기록합니다. REACH 제31조(9)는 갱신한 EU SDS에 이를 "Revision: (date)"로 표시하도록 요구합니다(REACH, consolidated 2025). TDS는 인쇄된 버전이나 날짜를 기록합니다. CoA는 로트 번호와 분석일 또는 출하 승인일을 적고, 재시험일이나 유효기한이 있으면 함께 적습니다. 원료의약품의 경우 ICH Q7은 CoA에 등급, 배치 번호, 출하 승인일, 해당하면 유효기한을 표시하도록 권고합니다(재시험일은 라벨, CoA 또는 둘 다에 적을 수 있음)(ICH Q7, 2000, section 11.41).

미승인은 발행처가 아직 출하 승인하지 않은 문서입니다. 초안 TDS나 격리 중인 로트의 CoA가 여기에 해당합니다. 만료는 유효 종료일이 지난 문서와, 이후 개정판으로 대체된 SDS입니다. 유효 기간을 읽을 수 없으면 짐작하지 말고 칸에 "확인 필요"라고 적습니다. 대조 열에 N이 하나라도 있으면 그 항목은 섹션 3으로 넘깁니다.

한 패키지 안의 SDS, TDS, CoA가 서로 맞지 않는다는 것은 어떤 경우인가요?

한 패키지 안의 SDS, TDS, CoA가 서로 맞지 않는 경우란, 두 문서끼리 또는 문서와 주문이 같은 식별 정보나 물성에 다른 값을 적은 경우를 말합니다. 문서마다 주문과 맞춰 보는 단위가 다릅니다.

CoA는 로트 단위입니다. 로트 번호가 출하하는 로트와 같아야 합니다. TDS는 등급 단위입니다. 등급명과 버전이 주문서의 등급과 같아야 합니다. SDS는 제품과 관할 지역 단위입니다. 제품 식별자가 해당 등급을 포함해야 하고, 규제 내용이 수령 시장에 맞게 작성되어 있어야 합니다. 그래서 문서 세 건이 각각은 맞아도 함께 놓으면 어긋날 수 있습니다. 예를 들어 등급은 맞지만 로트가 다른 CoA가 그렇습니다.

흔히 어긋나는 짝은 이렇습니다. SDS 섹션 1과 TDS 제목의 제품명이 다른 경우, 포장 명세서에 없는 CoA 로트, SDS 섹션 9와 TDS에 다르게 적힌 인화점 같은 물리적 성질, 수령처 규격서 개정판과 다른 CoA 규격 한계, 다른 관할 지역용으로 작성한 SDS입니다.

점검표 섹션 3에는 서로 맞지 않는 항목을 아래 열에 기록합니다. 기재 예는 예시입니다.

판단을 가르는 열은 "발송 보류"입니다. 패키지를 붙잡아 두는 보완과 패키지 뒤에 따로 보내도 되는 보완을 이 열이 나누기 때문입니다. 만료, 잘못된 대상, 모순은 문서 누락과 다른 종류의 결함으로 다루는 것이 좋습니다. 저마다 보완 방법과 담당자가 누락과 다릅니다.

패키지 점검표 섹션 4: 보완 계획과 발송일

패키지 점검표 섹션 4에는 최종 판정을 발송 가능 또는 보완 필요로 적습니다. 이어서 보완할 항목마다 무엇을 바꿀지, 누가 언제까지 바꿀지, 어떤 조건이면 종결하는지 적고, 가장 빠른 발송일로 마무리합니다.

아래 표는 섹션 4의 열을 미리 보여 줍니다. 기재 예는 예시입니다.

섹션 3의 발송 보류 항목을 하나씩 보완 건 하나로 바꿉니다. CoA가 빠졌으면 출하 로트의 CoA를 시험실이나 공급사에 요청합니다. SDS가 대체된 구판이면 해당 시장과 언어의 현행 개정판을 요청합니다. 제품명이 다르면 문서 담당자가 정정하거나, 수령처가 받아들인다면 두 이름이 같은 등급이라는 설명을 서면으로 보냅니다.

종결 조건이 있어야 보완 건을 확인할 수 있는 항목이 됩니다. "고객 규격서 개정판의 모든 시험 항목이 담긴 출하 로트 CoA 수령"은 문서 한 건을 읽으면 종결할 수 있지만, "CoA 수정"은 그럴 수 없습니다.

가장 빠른 발송일은 출하일이 아니라 발송 보류 항목 보완 기한 중 가장 늦은 날짜입니다. 그 날짜가 예정 출하일보다 늦으면, 출하를 미루거나 수령처에 짧은 연장을 요청할 수 있는 사람이 그 차이를 볼 수 있습니다. 쪽 번호 누락처럼 발송을 막지 않는 항목은 담당자와 함께 목록에 올리고 패키지 뒤에 처리해도 됩니다.

발송 전에 SDS의 만료와 수령 시장 적합성은 어떻게 확인하나요?

SDS의 만료는 그 개정판을 해당 시장용 발행처 최신 개정판과 비교해 확인합니다. 주요 SDS 규정은 인쇄된 유효기한이 아니라 갱신 계기를 정하기 때문입니다. 이어서 시장 확인으로 수령 국가에 맞는 언어, 형식, 규제 내용을 확인합니다.

미국에서는 작성자가 중요한 새 유해성 정보를 알게 되면 "within three months" 안에 반영합니다(29 CFR 1910.1200(g)(5), eCFR 2026). EU에서는 새 유해성 정보, 허가 결정, 제한이 생기면 공급사가 SDS를 지체 없이 갱신합니다(REACH Article 31(9), consolidated 2025). 캐나다에서는 공급사가 중요한 새 데이터를 알게 된 날부터 90일 안에 갱신해야 하며, 예전의 공급사 3년 갱신 주기는 더 이상 적용되지 않습니다. 다만 연방 규제 사업장과 여러 주와 준주는 고용주가 3년마다 갱신된 SDS를 확보하도록 요구합니다(CCOHS, accessed 2026).

EU 수령처라면 형식도 확인합니다. Commission Regulation (EU) 2020/878은 2021년 1월 1일부터 부속서 II를 대체했고, 이를 따르지 않는 SDS는 2022년 12월 31일까지 제공할 수 있었습니다(Commission Regulation (EU) 2020/878, 2020). 아직 이전 형식인 EU SDS는 시장 확인을 통과하지 못합니다.

시장 확인에서 보는 항목은 이렇습니다. 섹션 1의 언어 규정, SDS 섹션 1의 공급사 정보와 비상 연락 전화번호, 그리고 EU에서는 수령 회원국에 공식 자문 기관이 있으면 그 번호(REACH Annex II as amended by Regulation (EU) 2020/878, sections 1.3 and 1.4), 해당 관할 지역에 맞게 작성한 SDS 섹션 15 규제 정보입니다. "최근 N년 안에 개정한 SDS"처럼 수령처가 자체로 정한 기간 규칙은 남은 유효 기간 칸에 반영합니다.

서류 패키지 점검표 작성 방법과 예시

서류 패키지 점검표는 섹션마다 한 번씩, 네 번에 나누어 작성합니다. 섹션 1을 수령처나 사내 담당자와 합의하기 전에는 섹션 2를 시작하지 않습니다. 아래 예는 예시입니다. 작성된 행이 어떻게 읽히는지 보여 주려고 제품, 고객, 값을 지어냈습니다.

1. 섹션 1: 목적, 수령처, 시장, SDS 언어, 필수 문서 목록과 문서별 근거를 기록합니다.

2. 섹션 2: 보유 파일을 한 번씩 열어 발행처, 날짜, 개정판 또는 로트, 상태, 남은 날수, 식별 정보 대조를 기록합니다.

3. 섹션 3: 누락, 만료, 미승인, 모순 항목을 모두 관련 문서와 양쪽 값과 함께 적습니다.

4. 섹션 4: 발송 보류 항목마다 보완 내용, 담당자, 기한, 종결 조건을 적고, 가장 빠른 발송일을 적습니다.

아래 표는 독일의 고객 현장에 유압유 등급을 처음 공급하는 경우의 작성 예 일부입니다. 이 표로 패키지를 보낼 수 있는지 정합니다.

이 예에서는 영어 SDS 때문에 패키지를 보낼 수 없습니다. REACH 제31조(5)가 회원국 공용어를 요구하기 때문입니다. 그래서 첫 보완은 같은 개정판의 독일어 SDS입니다.

서류 패키지는 언제 고객에게 보내도 되나요?

서류 패키지는 섹션 1 목록의 모든 문서가 있고, 현행판이며, 승인되었고, 주문과 일치하며, 문서끼리 열린 모순이 남아 있지 않을 때 고객에게 보내도 됩니다. 발송을 막지 않는 항목은 담당자와 함께 목록에 올라 있으면 남아 있어도 됩니다.

발송 가능은 패키지 전체에 대한 판정 하나입니다. 다른 문서가 모두 맞아도 CoA 한 건이 빠졌거나 SDS 한 건의 언어가 틀리면 판정은 "보완 필요"입니다. 수령처는 자체 목록에 비추어 패키지를 확인하고, 처음 발견한 빈 곳에서 패키지를 돌려보내기 때문입니다.

SDS에서는 시점도 발송 가능 여부에 들어갑니다. 미국 유해성 정보 전달 기준에 따르면 SDS는 최초 출하분과 갱신 후 첫 출하분에 함께 보냅니다(29 CFR 1910.1200(g)(6)(i), eCFR 2026). REACH에 따르면 늦어도 제품을 처음 공급하는 날까지 제공합니다(REACH Article 31(8), consolidated 2025). 공급사가 SDS를 전자 방식으로 제공하는 경우, 1999년 OSHA 해석 서한은 건강 유해성 정보가 중요하게 바뀐 뒤 공급사가 하위 사용자에게 갱신된 SDS가 나왔다는 사실을 서신 등으로 알려야 한다고 밝힙니다(OSHA interpretation letter, 1999).

발송일과 보낸 문서를 문서별 개정판과 함께 기록표에 남깁니다. 이 기록이 있으면 수령처가 다음에 묻는 질문, 대개 어느 개정판을 갖고 있느냐는 질문에 답할 수 있습니다. 개정판이 바뀔 때 갱신된 SDS를 누구에게 보내야 하는지도 이 기록으로 알 수 있습니다.

SDS 패키지 점검표가 맞지 않는 경우

SDS 패키지 점검표는 새로운 기술 판단이나 규제 판단이 필요한 업무에는 맞지 않습니다. 이미 있는 문서들이 빠짐없고 서로 일관된지 확인하는 도구이기 때문입니다. 제품을 분류하거나, SDS를 작성하거나, 어떤 등급이 용도에 맞는지 정하거나, 물질이 규제 목록에 없다는 것을 확인하지는 않습니다.

다른 도구가 필요한 경우는 세 가지입니다. 고객 설문에 항목별로 답하는 일은 질문마다 답 하나와 출처 하나를 적는 별도 회신 문서입니다. 이미 패키지를 가진 수령처에 알려진 문서 한 건을 다시 보낼 때는 전체 점검이 아니라 송부 메모가 필요합니다. SDS 자체를 작성하거나 개정하는 일은 관할 지역마다 정한 분류 기준과 SDS 내용 규정에서 시작합니다. 29 CFR 1910.1200의 부록 A, B, D나 CLP 규정과 REACH 부속서 II가 그런 예입니다.

이 페이지의 관할 지역 행은 미국, 유럽연합, 캐나다를 다룹니다. 다른 시장에는 저마다 SDS 형식과 언어 규정이 있으며, 그 시장의 필수 문서 목록은 해당 시장의 규정과 수령처가 정합니다. 이 점검표는 발행처가 자기 문서를 관리한다고 전제합니다. 유통사가 제조사 문서를 점검하면 불일치를 찾을 수는 있어도 고칠 수는 없으므로, 섹션 4의 보완 담당은 제조사입니다. 루빈플라의 제출 서류 점검 스킬은 회사의 TDS, SDS, CoA 파일로 작업합니다. 먼저 수령처 요구사항을 확정하고, 문서마다 그 요구사항과 비교한 뒤, 패키지를 보낼 수 있는지와 보완 요청을 담아 검토용으로 돌려줍니다.